Cara Menulis Surat Pengunduran Diri (Dengan Sampel dan Kiat)

Apa itu surat pengunduran diri?

Surat pengunduran diri adalah dokumen resmi yang mencatat akhir pekerjaan Anda dengan organisasi yang akan muncul setelah Anda menunjukkan keputusan Anda untuk pergi secara langsung atau melalui email.

Itu selalu terbaik untuk berbicara langsung dengan manajer Anda sebelum mengirim surat pengunduran diri untuk memberi mereka waktu sebanyak mungkin untuk persiapan. Jika Anda bekerja dari jauh atau tidak melihat manajer Anda secara langsung, tanyakan apakah Anda dapat melakukan percakapan melalui obrolan video atau di telepon.

Biasanya surat pengunduran diri mencakup informasi berikut:

  • Pernyataan pengunduran diri dari perusahaan
  • Tanggal hari kerja terakhir
  • Pernyataan terima kasih
  • Langkah selanjutnya atau informasi penting
  • Tanda tangan

Mengapa surat pengunduran diri itu penting?

Jika Anda memutuskan untuk meninggalkan pekerjaan Anda, adalah masalah kesopanan profesional untuk mengirimkan surat pengunduran diri. Surat pengunduran diri juga penting bagi departemen SDM untuk tetap di tangan sebagai catatan waktu Anda di perusahaan untuk hal-hal seperti penggajian dan untuk referensi di masa depan jika perlu.

Mereka juga penting karena mengandung informasi operasional penting untuk manajer langsung Anda seperti hari terakhir Anda dan apa yang diperlukan ketika Anda merencanakan keberangkatan Anda dari perusahaan.

Cara menulis surat pengunduran diri

Menulis surat pengunduran diri bisa menjadi proses yang sederhana jika Anda mengikuti beberapa langkah kunci. Sebelum menulis surat, Anda harus berkonsultasi dengan penyelia langsung atau manajer SDM Anda untuk mengikuti proses apa pun yang dilakukan perusahaan Anda sehubungan dengan pengunduran diri. Misalnya, mereka mungkin meminta Anda untuk memberikan informasi spesifik atau mengirim surat kepada orang-orang tertentu di perusahaan.

Untuk menulis surat pengunduran diri, Anda harus memasukkan informasi berikut dalam urutan ini:

  1. Catat waktu dan tanggal. Dalam surat bisnis standar, waktu, tanggal dan beberapa detail lainnya biasanya dimasukkan untuk menyimpan catatan waktu. Dalam email, informasi ini tidak diperlukan karena disertakan secara digital. Jika Anda berencana untuk merencanakan dan mengetik surat, Anda harus memasukkan informasi ini di bagian atas halaman.
  2. Mulai dengan baris alamat. Selanjutnya, alamat penerima dengan nama. Anda dapat menggunakan kata pengantar seperti “Dear,” “Hello,” atau cukup “Mr./Ms. [ nama belakang pengawas ] , ”.
  3. Sertakan pernyataan pengunduran diri. Selanjutnya, nyatakan dengan jelas bahwa Anda menulis untuk mengajukan pengunduran diri formal dari perusahaan. Jika mau, Anda dapat memasukkan judul posisi Anda juga.
  4. Daftar hari kerja terakhir Anda. Walaupun standar untuk memberikan pemberitahuan dua minggu, perusahaan Anda mungkin memiliki instruksi spesifik tentang tanggal kerja terakhir Anda. Setelah mendapatkan informasi ini, daftarkan tanggal dan hari kerja hari terakhir Anda di perusahaan.
  5. Sertakan pernyataan terima kasih. Itu selalu merupakan keputusan karir yang baik untuk menjaga hubungan Anda positif. Menulis satu atau dua kalimat yang menjelaskan apa yang Anda syukuri tentang waktu Anda di perusahaan akan membantu mendorong transisi yang damai.
  6. Buat daftar langkah selanjutnya atau informasi penting. Selanjutnya, daftarkan semua informasi penting yang harus diketahui oleh penerima terkait dengan transisi Anda. Detail ini dapat dikerjakan bersama manajer Anda sebelumnya. Jika Anda tidak yakin, cukup tambahkan bahwa Anda senang melakukan apa pun untuk membuat transisi semulus mungkin akan dihargai.
  7. Tutup dengan tanda tangan Anda. Terakhir, selesaikan surat dengan menandatangani nama Anda setelah pernyataan penutup seperti “Hormat,” atau “Terima kasih,”.

Templat surat pengunduran diri

Di bawah ini adalah contoh template surat pengunduran diri dan saran untuk mengubahnya berdasarkan kondisi Anda.

Bapak / Ibu yang terhormat. [ nama belakang atasan Anda ] ,

Terima ini sebagai pengunduran diri formal saya dari Perusahaan XYZ. Hari terakhir saya adalah [ masukkan hari terakhir Anda bekerja ] , dua minggu dari hari ini. Saya berterima kasih atas semua dukungan Anda selama waktu saya di sini dan sangat menghargai semua pengalaman berharga yang saya dapatkan. Merupakan kesenangan tulus bekerja dengan Anda dan tim.

Tolong beri tahu saya bagaimana saya dapat membantu selama transisi ini dan membuatnya semulus mungkin. Saya berharap yang terbaik untukmu.

Salam hangat, dan terima kasih atas segalanya,
[ masukkan nama Anda ]

Templat ini memberi Anda informasi dasar saat mengundurkan diri dari perusahaan mana pun. Namun, jika Anda ingin menyesuaikan surat pengunduran diri Anda, berikut adalah saran untuk menjadikannya lebih pribadi:

  • Sertakan alamat email pribadi Anda dan tambahkan bahasa yang mendorong manajer Anda untuk melanjutkan hubungan profesional setelah Anda meninggalkan perusahaan.
  • Sebutkan alasan Anda pergi, termasuk detail pribadi tentang masalah keluarga, relokasi, perubahan karier, kembali ke sekolah, dll.

Contoh surat pengunduran diri

Berikut adalah beberapa contoh paragraf yang dapat menjelaskan keberangkatan Anda secara lebih rinci:

Pengunduran diri karena kesempatan yang lebih baik

“Saya menulis untuk memberi tahu Anda bahwa saya telah menerima posisi di sebuah perusahaan yang saya rasa lebih cocok untuk karier saya maju. Harap terima catatan ini sebagai pengunduran diri resmi saya dari perusahaan ABC. Hari terakhir saya akan dua minggu dari hari ini, [ masukkan hari kerja terakhir ] .

Sementara saya akan pindah ke posisi baru, saya sangat berterima kasih atas kesempatan untuk tumbuh dan belajar selama saya di sini. “

Pengunduran diri karena relokasi

“Terima ini sebagai pengunduran diri formal saya dari Perusahaan XYZ. Hari terakhir saya adalah [ masukkan hari terakhir Anda bekerja ] , dua minggu dari hari ini. Saya akan pindah ke Chicago dalam beberapa bulan mendatang agar lebih dekat dengan keluarga.

Terima kasih atas kesempatan untuk belajar dan tumbuh di departemen akuntansi – Saya berharap dapat menemukan posisi baru dengan rekan kerja yang sama-sama menginspirasi, membantu, dan ramah. Saya berharap perusahaan sukses di masa depan.

Tolong beri tahu saya cara-cara saya dapat membantu membuat transisi semulus mungkin. “

Pengunduran diri karena alasan keluarga

“Mohon terima pengunduran diri saya, efektif [ masukkan hari kerja terakhir Anda ] . Seperti yang Anda tahu, keluarga saya menyambut anak kedua kami bulan lalu. Setelah cuti orang tua saya berakhir, saya lebih suka tinggal di rumah bersama anak-anak saya dan fokus pada kebutuhan keluarga saya.

Terima kasih atas pengertiannya, dan tolong beri tahu saya jika saya dapat membantu selama ini. ”

Jika alasan Anda tidak spesifik untuk memiliki anak, atau Anda lebih suka tetap kabur, coba versi ini:

“Saya menulis untuk memberi tahu Anda bahwa bulan depan, saya harus mengundurkan diri dari peran saya di Perusahaan XYZ. Keadaan keluarga membutuhkan perhatian penuh saya saat ini dan membuat saya tidak dapat melanjutkan peran ini.

Saya akan tersedia di bulan berikutnya untuk membantu transisi. “

Pengunduran diri karena perubahan karier

“Terimalah pengunduran diri saya yang efektif [ hari terakhir Anda bekerja ] . Saya telah menerima posisi di [ masukkan tipe perusahaan Anda berikutnya ] dan menantikan arah baru karir saya, meskipun saya akan kehilangan pekerjaan saya dengan Anda.

Terima kasih atas dukungan dan peluangnya [ masukkan waktu Anda di perusahaan ] .

Tolong beri tahu saya jika Anda membutuhkan bantuan selama masa transisi ini dan bagaimana saya dapat membantu selama beberapa minggu ke depan. “

Perhatikan bahwa contoh ini mencakup penyebutan suatu industri, bukan perusahaan tertentu. Anda tidak perlu mencantumkan nama calon majikan Anda di surat pengunduran diri Anda. Faktanya, lebih baik untuk mengabaikan informasi itu.

Pengunduran diri karena kembali ke sekolah

“Harap terima pengunduran diri saya secara efektif [ masukkan hari terakhir Anda bekerja ] . Bulan depan, saya akan mendaftar di sekolah pascasarjana dan perlu mengundurkan diri dari peran saya di Perusahaan XYZ.

Saya ingin mengucapkan terima kasih atas semua peluang besar yang saya miliki saat bekerja di tim ini. Pengalaman dan keterampilan belajar yang saya kembangkan ketika di Perusahaan XYZ telah meletakkan dasar yang ideal untuk tahap baru ini dalam hidup saya di sekolah pascasarjana.

Harap beri tahu saya jika Anda membutuhkan bantuan selama masa transisi dua minggu ini. Terima kasih sekali lagi untuk semua pengalaman positif selama masa lalu [ masukkan waktu Anda di perusahaan ] , dan saya berharap untuk tetap berhubungan. ”

Tip surat pengunduran diri

Berikut adalah beberapa tips yang dapat Anda gunakan untuk membuat surat pengunduran diri Anda seefektif mungkin:

  • Tetap positif. Terlepas dari alasan Anda mengundurkan diri, nada surat ini harus positif — bertujuan untuk berpisah dengan baik dan mempertahankan jaringan profesional Anda. Yang terpenting, jangan gunakan surat pengunduran diri Anda untuk melampiaskan frustrasi.
  • Kirim surat Anda secara langsung. Jika memungkinkan, Anda mungkin ingin mengirimkan surat pengunduran diri secara langsung kepada manajer Anda. Jika Anda mengundurkan diri dengan hard copy, pastikan untuk memasukkan tanggal di bagian atas surat itu. Anda juga dapat mengirim email. Gunakan baris subjek yang jelas dan langsung, seperti: Pengunduran diri – [ Nama Anda ] .
  • Jika perlu, tetap singkat. Jika Anda meninggalkan perusahaan Anda karena alasan sensitif dan memilih untuk tidak memberikan detail opsional, sederhanakan sertakan pernyataan pengunduran diri Anda, hari terakhir di perusahaan dan pernyataan seperti “Saya berharap perusahaan sukses dalam upaya di masa depan.”
  • Rencanakan keberangkatan segera. Dalam situasi tertentu, majikan Anda mungkin meminta Anda untuk pergi pada hari Anda mengundurkan diri. Jika Anda pergi untuk pekerjaan baru yang tidak dimulai selama beberapa minggu, ini mungkin berarti Anda memiliki periode waktu di mana Anda tidak dibayar. Jika situasi ini dapat berlaku untuk Anda, perhatikan apa yang terjadi ketika orang lain mengundurkan diri dan rencanakan dengan tepat ketika Anda menentukan tanggal mulai Anda dalam pekerjaan baru.
  • Ikuti instruksi manajer Anda untuk langkah selanjutnya. Setelah Anda mengajukan pengunduran diri resmi, manajer Anda mungkin meminta Anda untuk menyusun rencana transisi, menyelesaikan proyek-proyek tertentu atau menulis catatan selamat tinggal kepada kolega Anda.

Surat pengunduran diri adalah salah satu cara terbaik untuk secara resmi keluar dari perusahaan dengan nada positif dan untuk memperkuat hubungan Anda dengan perusahaan dan rekan kerja Anda di masa depan. Ketika ditulis sederhana dan dengan semir, surat pengunduran diri yang dibuat dengan baik adalah salah satu batu loncatan paling solid dalam karir profesional Anda.

Related articles

Kebiasaan Orang Indonesia Ini Dianggap Unik oleh Para Bule

Kebiasaan orang Indonesia sebenarnya sering dianggap unik oleh wisatawan asing. Ya, ternyata banyak hal yang hanya ditemukan oleh para bule, mereka juga merasa kaget dan aneh. Apa pun? Orang Indonesia memiliki kebiasaan yang mungkin tidak dipraktikkan oleh negara lain. Kebiasaan unik orang Indonesia ini terkadang membuat wisatawan asing yang datang ke Indonesia merasa terkejut. Jadi […]

Ini Henoch Sitompul, Barber Langganan Pejabat Indonesia Bertarif Rp 1,5 Juta

Ini dekade terakhir tren fashion semakin berkembang, serta tren gaya rambut. Selama ini memiliki rambut yang indah menjadi impian wanita, tetapi sekarang impian itu juga semakin dilirik oleh pria. Proliferasi tukang cukur di beberapa kota, terutama Jakarta, menandai era keemasan tren rambut pria. Potongan rambut hari demi hari mulai bervariasi dan seringkali membentuk karya seni. […]